松宮慎治の憂鬱

'04京都橘高校卒→'08大阪教育大学卒、私立大学に職員として奉職→'17広島大学大学院教育学研究科博士課程前期高等教育開発専攻修了,そのまま後期課程在学中。とあるきっかけ(http://shinnji28.hatenablog.com/entry/2015/01/10/050000)があって、実名でブログを始めることにしました。特に憂鬱なことはないのですが、大学職員仲間がタイトルを考えてくれたので、そのまま使います。

工程を減らすこと,スピード感,細かいこと​は気にしない,といったもろもろの業務上の​意識について。

業務を効率化するコツは,工程を減らすことにある

業務を効率化するコツは,工程を減らすことだ考えている。
人や組織が増えると効率性が下がるのは,その分コミュニケーションのための工程が増えてしまうからだ。
このため,自身の仕事では工程をバサバサ切ることを意識している。
一つひとつのプロセスに「人の目によるチェック」や「報・連・相」等の工程を挟むことで,安心感を増そうとする向きもあるが,工程を増やせばその分問題が発生する確率が上がる。
仕事というのは自分の安心感のためではなく,生み出す成果のために行うものである。
したがって,「密に連絡を取り合って,細かくチェックしまくった方が安心」というような,自分の安心感,すなわち自身の欲求のために工程を増やすことは最もダメなことだと思っている。
チェックや報・連・相というのは,あくまでも目的ではなく手段なので,「自然とチェックができている」「自然と報・連・相が済んでいる」というように,意識しなくても「自然と」仕事の中に組みこまれていることが望ましい。

何よりもスピード感が大事

では何が重要かというと,やはりスピード感であろう。
スピード感とは,あくまでも「感」であるから,絶対的というよりも相対的なものである。
すなわち,スピード感の有無というのは他者の評価によって決まってくると言える。
いくら自分が早く仕事をしていると思っていたとしても,「あいつの仕事は遅い」と他者が評価すれば,それはスピード感がないということになる。
逆に,「あいつの仕事は早い」と他者が評価さえすれば,実態はどうあれ自分の仕事にはスピード感がある,ということになる。
スピード感をもって働くためには,「悩む」と「考える」の区別をはっきりさせることだと思っている。
「悩む」というのは,どうしよう,どうしようとただウロウロしているだけの状態であるが,「考える」は前進を伴う。
もっといえば,「行動しながら考える」,いや思い切って「行動してから考える」でもいい。
スピード感が伴うことには,何らかのミスが起きても修正する時間があるというメリットがある。
一方,「考える」より「悩む」に比重をかけ,スピード感なく働いている場合には,物事が火だるまになってどうしようもなくなってから問題が露呈する,ということにしばしばなりうる。
これを避けるためには,多少のミスなど気にせず,どんどん行動し,行動してから考えるという精神状態に自分を置いた方がいいだろう。

細かいことは気にするな

このようなことを書くと,いかにもミスを気にしない,雑なやつだと思われることがある。
しかしながら,生来の自分の性格はどちらかといえば細かく,小さなことが気になってしまうタイプである。
単純に仕事のため,プロとして成果を生むために,自身の生来の性格をおさえつけて,意識的に雑に振る舞っているだけなのである。
小さなことは気にしない。細かいことは気にしない。
細かいことを気にしすぎると,実は仕事で成果を生むことは難しいのだ。職業人としてどんどんショボくなる。
それは,成果を生む人を観察していて気づいたことだ。そしてそれを真似している。
成果を生む人というのは,こだわるところとこだわらないところを,はっきり区別する。
優先順位を考えるときの濃淡のつけ方がはっきりしていると表現できるかもしれない。
成果を生む人は,どうでもいいことはどうでもいい,重要なことは重要,とはっきり区別して,事にあたる。

優先順位は人によって違う

このとき,「自分にとって重要なことが,必ずしも相手にとっても同様に重要とは限らない」ということもポイントになる。
相手がどういう仕事をしているのかをよく見ながら,自分が提示する仕事が相手にとってはどのような価値を持つのかを判断しておく必要がある。
「自分にとってはこのくらい重要なのだから,相手にとっても同様に重要だ」「だから相手は自分の要求に従って当然だ」という発想は,傲慢きわまりない。
自分以外の誰かがなかなか動いてくれない,だからあいつはダメだ,というのではなくて,その相手にとっての自分の優先順位を上げさせるという発想が求められる。
「あいつがダメ」なのではなく,自分の優先順位が相手の中で相対的に低いから,つまり過激に言えば「自分がダメ」だから仕事が進まないということもある。

してはいけないミスは何か

「どうでもいいことにこだわった結果,絶対にしてはいけないミスをすることがある」という問題がある。
よほどの超人は別として,人間の集中力は限られている。
だから,何に自分の集中力を割くのか,はよくよく注意した方がよくて,その集中力を割く先が「自分の安心感のため」であった場合,知らず知らずのうちに最悪のミスを犯すことがある。
最悪のミスというのは,おおまかにいって「謝罪してもあとから取り返しがつかないこと」ではないかと感じる。
実はほとんどのミスというのは,誠意をもって謝ればなんとかなる。
しかしながら,人格や尊厳を深刻に傷つけてしまったり,何らかの身分や権利を失わせてしまったり,といったミスはあとから謝罪しても取り返しがつかない。
よほどの超人であれば全ての問題に気を配れるだろうが,そうでない私のような凡人は,まず絶対やってはいけないこと,すなわち物事の本質や中心をおさえてから,周縁を固めて行くという手法をとった方が無難であろう。