松宮慎治の憂鬱

'04京都橘高校卒→'08大阪教育大学卒、私立大学に職員として奉職→'17広島大学大学院教育学研究科博士課程前期高等教育開発専攻修了,そのまま後期課程在学中。とあるきっかけ(http://shinnji28.hatenablog.com/entry/2015/01/10/050000)があって、実名でブログを始めることにしました。特に憂鬱なことはないのですが、大学職員仲間がタイトルを考えてくれたので、そのまま使います。

大学院にも行って時間のない中でどうやって業務マニュアルなんて作ってるんですか?

これは、先日の全私教協の大会で自身の報告のあとに名刺交換をさせていただいた際に受けたご質問です。あまりうまく答えられなかったので、この場を借りて自分なりにお答えしようと思います。

①前提として、あまり作れてはいない

えらそうなこと言ったけど、まだ全然作れてないんですよね。
ほぼ完成したのは変更届のマニュアルだけです。
だから、ちゃんと作れてるのかっていうと疑問ですね。
しかし、突然異動する可能性もありますから、半年以内に完成させないとダメだろうと思っています。
特に一番マズいと思ってるのは学力に関する証明書ですね。
あれは絶対やらないとだめだと思っています。
マニュアルをつくる前の段階、すなわち業務フォルダの整理でまずは結構手一杯になってしまった現実のところです。
えらそうなことを言ったくせにすみません。

②仕事を量ではなく質で測っている

「時間がない」とか「忙しい」という発想に関連するのですが、そういう量的な指標で仕事を見ない方がいいというのが私の考えです。
時間というのは量的な指標ですし、それは本当は質(すなわち成果)にあんまり関係ないと思います。
マニュアル作りでいえば、要はマニュアルが完成すればいいんであって、その途中経過はあまり気にしない方がいいんじゃないでしょうか。
ちょっとこんなことを言うのは不遜かもしれませんが、新しい仕事が生まれた時にまず時間を気にする方は、たぶん仕事を量的な指標で測りすぎなんじゃないかと思います。
結局はその仕事を達成できるのか、できないのかという成果(質)の問題であって、それは自分の能力との関係で決まってくることです。
なので、たくさんトレーニングを積んでできることを常に拡大していることが必要です。
マニュアル作りなんて、簡単です。ふつうのトレーニングを受けている人なら誰でも作れます。できるか、できないかの問題で言ったら簡単なはずです。
自分の能力の問題を、時間の問題に勝手に変換するのはよくないといつも思っています。

③「自分のためになる」と思ってやる

「後任者のために」と思ってもそれは難しいのが人情です。目の前の仕事が忙しいのになんで俺がこんなことを…ていうか今までの担当者もなんで作ってないねん…そう思ってしまうのが人情であって、私自身もそうですし、それは責められないことだと思います。
ただ、実際にマニュアルを作ってみるとわかることですが、マニュアルを作るためにはその内容をよくよく理解していないといけません。
誰かに説明しようと思うと、その中身を説明相手より10倍理解していないと難しい。
そうすると、マニュアル作りのために、すなわち誰かに説明するために、必然的に自分なりに知見を整理したり、業務内容を整理したりすることになります。
このことによって、自分はさらにその仕事に精通することになります。
これは、マニュアルを作る者の特権です。本当はマニュアルを作った人が一番得をします。
だから本来は面倒がるどころか、みんなで争って作るべき性格のものです。
そのことで自分の実力も上がるのですから。

④「このままではいつか間違いが起こるかも」と思ってやる

これは特に学力に関する証明書で言えることです。
「このまま放置したら確実にマズいことになる」=報道される、と思ってやっています。
ちょっと後ろ向きでいやですけどね。
学力に関する証明書は、教職の仕事の中でも、一番システマティックになっていないとマズい部分だと思います。
個人の勘や裁量の範囲がほぼない状態にもっていくために、学内でいろいろ方針を決めていかないといけないことがあります。
たとえば、66条の6について、過去に置いていたどの科目を66条の6とみなすのか、とか。そういった類のことですね。
一度整理して、一覧にして、機関決定すればいいだけの話です。でもそれをしていないことによって、毎回担当者の恣意的な判断が入る余地が残っています。
これはまずいんで、なんとかしなければ(という自戒)。

⑤業務と並行しながら作る

思うに、このやり方が一番楽だと思います。
すなわち、「やりながら作る」ということですね。
人間、なかなか過ぎ去ったことを思い出すのは面倒なものです。
まして思い出しながらマニュアルを作るなんて面倒すぎますね。
だから、ちょっと苦しいけど、その仕事をしているときに並行して作るのが一番いいと感じます。
最初は記録レベルでメモを残しておいて、それをのちのちマニュアルとして整備するイメージでしょうか。
記録をつけることすら面倒なら…それはもうどうしようもなくなりますので、そこは我慢が必要かなと思います。

⑥他大学の友人の助けを借りる

教職の場合は、これが一番有効ですね。
法律のもとに共通する部分が多いわけですから。
マニュアルのコピペですね。ベースとして使わせていただければ、自大学に最適化するのはそう難しくありません。
だから、どんどん私にマニュアルをください(笑)
でも、こういうことをお願いするためには、当然それなりに信頼関係があったり、親しくないとダメかなあと思います。全然親しくない人からタダで何かをもらえるということはなかなか難しいので。
だから、ぜひ交換しましょう。こちらからも送りつけさせてもらいます。で、意見をください。
そういう意味では、最近増えてきましたが、書籍になっているのが一番助かりますね。
お金でなんとかなりますし。
あと、大学の知見というのは結局書籍や論文で残っていくものなので、これからは職員であろうが教職担当者は論文を書いたり書籍を出したりということはできた方がいいと思います。
そうすると、自大学のみならず全体の知見の蓄積に貢献できますし、そのことによって自大学も楽になります。

以上、適当に述べてきましたが、私がマニュアルを作るときに最も重視しているのが、「読んで楽しい要素があるかどうか」ということですね。
マニュアルというとひたすら手順を書いてあるだけのようなものもありますが、個人的にはそういうのはマニュアルとは呼べないと考えています。
何しろ手順というのは変更される可能性もあるし、むしろ担当者が変われば毎回良い方向に変えていってもらった方がいいくらいのものです。より大切なのは、仕事の目的や背景であり、全体像だと思います。全体像のイメージを提示して、少しずつ細部に入っていく。全体像がわからないのに細部の説明をされてもよくわかりません。
そういうこともあって、私は「サルでもわかるシリーズ」などというフザけたタイトルをつけて、表紙もサルにしたりして、少しでもかわいくしています。そうすると、まあ少しは見ようかなという気になって、結果として更新もされやすくなります。
見られないと、更新もされないです。最悪なのは、更新されないマニュアルだと思っています。
更新されることを前提として、読んで楽しいマニュアルを作る、それが大事だと感じるのですが、みなさんはどう思われますか?